Características del Aplicativo
flujo de trabajo
SISMACONTAB es una aplicación empresarial desarrollada para cubrir los requerimientos de control y asistencia a las funciones administrativas - operacionales y contables de las entidades.
Esta diseñado para trabajar completamente bajo ambiente Web, por lo que garantiza toda la portabilidad y modularidad de las Aplicaciones Empresariales Modernas. Su estructura se caracteriza por alojar todos los procesos del lado del servidor y permitir acceder a ellos desde cualquier estación de trabajo que esté en la red interna de la entidad, reduciendo significativamente costos de mantenimiento e implementación pues la vía de acceso desde los usuarios al servidor se realiza a través de cualquier navegador Web (Chrome, Firefox, Explorer, Opera, etc).
Ingresos
Desde el Modulo Administración se llevan los registros de movimientos de Ingresos mediante (Facturación - Cobros, seguimiento a las Cuentas por Cobrar y otros ingresos) facilitando control sobre el total de transacciones que se han efectuado y que se originan a partir de las facturas emitidas, de igual manera permite registrar durante la cobranza las Retenciones de IVA e ISLR que sean aplicadas dependiendo del tipo de personalidad jurídica de nuestros clientes y en especial cuando interactuamos con otros Contribuyentes Especiales.
Tomando en consideración que de acuerdo a la forma de pago acordada con el cliente al momento de la Facturación, la empresa posee la facultad de abrir la ventana de Cuentas por Cobrar y para ello se incluyó un control sobre las facturas pendientes a cobro asignando el estatus de Abonada y presentando en línea, los movimientos históricos que afectan cada factura emitida.
Para englobar los Ingresos, se dotó al Aplicativo del formulario para recuperar los datos que se suceden cuando la sociedad esta en presencia de Otros Ingresos, los cuales afectan los saldos de las cuentas bancarias y como tal corresponden a la Administración generar la documentación de soporte. Dichos movimientos pueden ser originados por factores como la liquidación de Créditos Bancarios, Préstamos de los Accionistas, Venta de un Activo, entre otros. De igual manera se consideró desde este formulario los Traspasos entre Cuentas ya que en esencia imprimen cambios equitativos, pero necesitan ser reflejados para mantener actualizados los saldos de las cuentas bancarias involucradas.
Egresos
También desde el módulo Administración podrás registrar el total de las operaciones de egreso, mediante el progresivo accionar de (Requerimientos - Compras - Autorizaciones - Pagos y Retenciones) que permiten mantener control sobre las cuentas por pagar y al momento de efectuar el pago, como establece la norma; realizar de manera guiada los respectivos comprobantes de Retención de IVA e ISLR. Todo este proceso gestionando automáticamente la información sobre los artículos comprados (grupo, gravamen y alícuota), y las características del proveedor (tipo de personalidad y tipo de residencia). Esta información le permite al Aplicativo conocer automáticamente cuales transacciones requieren efectuar obligatoriamente las retenciones dando cumplimiento a los deberes formales que establece la Administración Tributaria tanto para los Contribuyentes Especiales como para los contribuyentes ordinarios.
Gestión bancaria
Basamos el diseño de SISMACONTAB en el axioma GESTIÓN BANCARIA ES A LA ADMINISTRACIÓN LO QUE PLAN DE CUENTA ES A CONTABILIDAD, con ello hacemos énfasis en que nos esforzamos por presentar soluciones para el manejo de la Gestión Bancaria, permitiendo llevar el registro y control sobre los movimientos (Débitos y Créditos) de las cuentas bancarias de la entidad incluyendo el manejo del Efectivo ya que estos movimientos se convierten en hecho imponible para el calculo del Impuesto a las Grandes Transacciones Financieras (IGTF), como es el caso de Venezuela que graba a los Contribuyentes Especiales por los movimientos de efectivo realizados al margen del sistema bancario.
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Si se maneja de forma apropiada la información del módulo administrativo, y su correspondiente reflejo sobre la GESTIÓN BANCARIA, entonces podemos decir que el camino para procesar contablemente la información financiera de la entidad es el correcto, damos vital importancia al trabajo arduo del ADMINISTRADOR para articular todas las operaciones de entradas y salidas manteniendo un dominio absoluto sobre la gestión bancaria que le permitió operar y buscar el crecimiento patrimonial de la Sociedad.
saldos administrativos
proceso contable
Entendiendo la CONTABILIDAD como Ciencia, Técnica y Arte, abordamos el proceso completamente acoplado al Módulo Administrativo, como un puente libre tendido justo donde termina la Gestión de Procesos Administrativos. Desde allí la Aplicación despliega la recolección cronológica de los datos administrativos para que el departamento Contable pueda procesar de manera automática estos movimientos, previa una simple configuración de las cuentas, estará en la capacidad de generar los asientos contables y movimientos de registros en los Libros de Contabilidad.
Este recolector de operaciones le hemos llamado Maestro de Operaciones y diagrama de forma intuitiva cada una de las transacciones (Ingresos o Egresos) ejecutadas por la Administración. Es aquí donde entra en juego el criterio profesional contable, para clasificar los elementos involucrados en las entradas como en las salidas, representados por artículos, servicios, erogaciones o ingresos en su respectivo espacio dentro del Plan de Cuentas Contable, teniendo alcance sobre los Activos, Pasivos, Cuentas de Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos. De acá se desprende que el Plan de Cuentas debe ser dimensionado por el Equipo Contable para cubrir el universo total de transacciones y viene a convertirse en pilar fundamental para el proceso técnico.
Teniendo creado el Plan de Cuentas corresponde efectuar las vinculaciones que requiere el Aplicativo para gestionar de manera automática los Asientos Contables, para ello se debe indicar desde el modulo de Mantenimiento, una serie de cuentas que son necesarias tales como: Cuentas por Cobrar Comerciales, Créditos y Débitos Fiscales, Cuentas por Pagar Proveedores, Retenciones soportadas y Retenciones por enterar entre otras. De igual manera desde el módulo de Banco se deberá efectuar la vinculación de cada cuenta bancaria con su homologa cuenta contable. Todo el proceso de manera sencilla, practica y asistida.
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En todo momento el equipo contable tendrá acceso al registro de los artículos y servicios comprados o vendidos para ir vinculando cada uno de ellos a la cuenta contable a la pertenece no solo por su naturaleza, sino por el papel que jugo el elemento en la transacción en particular, para ello el Aplicativo cuenta con una herramienta de correo electrónico automática que se configura para que al momento de ser registrada la operación desde la Administración se envíe un email al Contador con los detalles de cada operación de manera que pueda conocer y maniobrar sobre esta información y su dimensión en el Plan de Cuentas Contables.
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Factura
Cobro
Compra
Pago
Traspasos
Otros Ingresos
Caja Chica
Una vez efectuadas las vinculaciones se puede iniciar el proceso de generación automática de asientos contables, para lo cual; basta con recorrer el Maestro de Movimientos e ir seleccionando la transacción para levantar el asiento con los datos que lo integran, toda la información se presenta bajo el teorema de la partida doble y utilizando código de colores para servir de guía sobre las condiciones de igualdad del asiento así como la vinculación existente o no entre los elementos de la transacción y el Plan de Cuentas. La información presentada de manera automática es flexible, permitiendo cambios en la selección de las cuentas propuestas, pudiendo eliminar datos o incorporar nuevas cuentas para segregar aun más el asiento contable, todo bajo criterio del Profesional Contable.
SISMACONTAB se convierte en una herramienta que permite la integración en las funciones efectuadas por los equipos Administrastivos y Contables de las entidades y a su vez por la robustez de su plataforma permite crecer y cubrir otras áreas de negocio que ameriten automatización, integración y mas eficiencia.